妙用Excel数据透视表制作销售报表的方法

1、使用Excel 2010打开需要进行分析汇总的订单记录表后，将鼠标定位到数据表格的任意单元格中，然后切换到“插入”选项卡，并在“表格”选项组中单击“数据透视表”下三角按钮，在随即打开的下拉列表中执行【数据透视表】命令，打开“创建数据透视表”对话框，如图1所示。

图1 数据透视表命令

2、在对话框的“请选择要分析的数据”区域中，确保选中“选择一个表或区域”单选按钮，在“表/区域”文本框中输入需要进行分析的数据范围(一般情况下，系统会自动选择与当前光标所在单元格连续的数据区域或表格，此处为整个表格)，在“选择放置数据透视表的位置”区域中确定放置数据透视表的位置，新工作表或现有工作表。本文选择“新工作表”，如图2所示。

图2 选定数据区域

3、单击【确定】按钮，关闭对话框后，系统便会在一个新工作表中插入一个空白的数据透视表，如图3所示。

图3 空白的数据透视表

4、利用右侧的“数据透视表字段列表”任务窗格，可根据需要向当前的数据透视表中添加数据。如，将“选择要添加到报表的字段”区域中的“日期”字段拖至下面的“列标签”区域，将“图书名称”和“销量(本)”字段分别拖至“行标签”和“Σ数值”区域，如图4所示。

图4 添加字段

此时，数据透视表中将自动出现对应的数据，如图5所示。

图5 对应的数据

由于小刘需要按年和季度来汇总各类图书的销量，所以需要对数据透视表中的“日期”字段进行分组。

5、在数据透视表中，选中列标签中的任意一个日期，然后切换到“数据透视表工具”的“选项”上下文选项卡中，单击“分组”选项组中的【将字段分组】按钮，如图6所示。

图6 将字段分组

6、在随即打开的“分组”对话框的“步长”区域，鼠标单击，取消选择默认的“月”，而选中“季度”和“年”，如图7所示。

图7 确定分组步长

7、单击【确定】按钮关闭对话框后，此时，便可在数据透视表中清晰地看到2010~2011两年间每个季度的销售情况，如图8所示。

图8 销售情况