检测和解决Excel公式中问题的工具和方法

一、使用公式错误检查器

如果 Excel 检测到单元格中包含错误，当单击该单元格时，单元格附件将显示错误检查器图标 。单击该图标，弹出如图1所示的菜单，其中包含用于错误检查与处理的相关命令。

图1　错误检查器菜单

弹出菜单顶部显示的是错误的类型(“数字错误”)，菜单中其他命令的含义如下：

1、关于此错误的帮助 ：选择该选项，将打开帮助窗口，并显示相应的错误帮助主题。

2、 显示计算步骤 ：选择该选项，可通过分步计算检查发生错误的位置。

3、 忽略错误 ：选择该选项，将不理会发生的错误，保留公式的当前值。

4、 在编辑栏中编辑 ：选择该选项，将允许用户直接在公式栏中修改公式错误，在状态栏中显示“编辑”字样。

5、错误检查选项 ：选择该选项，可设置 Excel 对错误的检查规则。根据实际情况，用户可以选择上述命令来解决出现的问题。

二、定位特定类型的数据

如果要检查工作表中的某一类数据，可以使用【定位条件】对话框。按【F5】键打开【定位】对话框，单击【定位条件】按钮，打开【定位条件】对话框。根据需要选择不同的选项，单击【确定】按钮后，系统会自动选中当前工作表中符合指定类型的所有单元格。例如，可以选择【公式】，然后再选择公式下的【错误】，定位工作表中所有出现错误的公式，如图2所示。

图2 使用定位条件快速定位指定类型的数据

三、跟踪单元格关系

由于大部分公式都涉及单元格的引用，而很多公式的问题都是由单元格引用引起的。为此，用户可以使用 Excel 的追踪功能来发现到底是公式中的哪些单元格引起的公式错误。追踪错误单元格时，需要了解以下 3 个概念 ：

1、引用单元格 ：被其他单元格中的公式引用的单元格。例如，单元格 B1 中包含公式“=A1+A2”，单元格 A1 和 A2 就是单元格 B1 的引用单元格，更确切地讲是直接引用单元格。如果上面公式的单元格 A1 中又包含公式“=A3*A4”，那么单元格 A3 和A4 就是单元格 B1 的间接引用单元格。

2、从属单元格 ：从属单元格中包含引用其他单元格的公式。例如，单元格 B1 中包含公式“=A1+A2”，那么单元格 B1 就是单元格 A1 和 A2 的从属单元格。

3、错误单元格 ：在公式中直接或间接引用的、包含错误的单元格。要追踪为公式提供数据的单元格(引用单元格)，需要先单击包含公式的单元格，然后单击功能区中的【公式】、【公式审核】、【追踪引用单元格】按钮。这样将显示所有为该公式提供数据的单元格，并使用箭头由这些单元格指向包含公式的单元格，如图3所示。

图3　追踪直接引用单元格

Excel版本提醒

如果是在 Excel 2003 中操作，需要单击菜单栏中的【工具】、【公式审核】、【追踪引用单元格】命令来完成相同的操作。

再次选择【追踪引用单元格】命令时，将显示间接引用单元格，如图4所示。

图4　追踪间接引用单元格

当公式引用了当前工作表外的其他单元格时，Excel 将显示虚线箭头和工作表图标，如图5所示。

图5　追踪工作表外的单元格

单击要查看包含从属单元格的单元格，然后选择【公式】、【公式审核】、【追踪从属单元格】命令。Excel 将从当前单元格指向其从属的单元格，如图6所示。

图6　追踪从属单元格

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如果是在 Excel 2003 中操作，需要单击菜单栏中的【工具】、【公式审核】、【追踪从属单元格】命令来完成相同的操作。

当公式出现错误时，可以单击包含错误的单元格，然后选择【公式】、【公式审核】、【错误检查】、【追踪错误】命令，Excel 会自动指向出错单元格，如图7所示。

图7　追踪有错误的单元格

注意：在追踪错误时，红色箭头表示有错误的单元格，蓝色箭头表示无错误的单元格。在上图中，出错单元格为C3。

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如果是在 Excel 2003 中操作，需要单击菜单栏中的【工具】、【公式审核】、【追踪错误】命令来完成相同的操作。

四、监视单元格内容

单元格监视一般用于追踪距离较远的单元格，例如位于跨工作表的单元格。设置单元格监视的具体操作如下 ：

步骤1：单击要监视的包含公式的单元格，然后单击功能区中的【公式】、【公式审核】、【监视窗口】按钮。

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如果是在 Excel 2003 中操作，需要单击菜单栏中的【工具】、【公式审核】、【显示监视窗口】命令来完成相同的操作。

步骤2：打开【监视窗口】对话框，选择【添加监视】命令，打开【添加监视点】对话框，在文本框中输入或者直接单击工作表中要进行监视的单元格，如图8所示。

图8　添加要监视的单元格

步骤3：单击【添加】按钮，Excel 将对选择的单元格进行监视，如图9 所示。选择监控对象，然后选择【删除监视】命令，可删除所选监视。

图9　查看被监视单元格的详细情况

五、使用公式求值器

如果出错的公式很复杂，由多个计算步骤组成，那么查找错误根源时会比较费力。使用 Excel 的分步计算功能可以将复杂计算过程分解为单步计算，找到错误出在哪里，以便快速解决公式问题。要进行分步计算，需要先单击出错公式所在的单元格，然后单击功能区中的【公式】、【公式审核】、【公式求值】按钮，打开【公式求值】对话框，如图10所示。

图10　【公式求值】对话框

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如果是在 Excel 2003 中操作，需要单击菜单栏中的【工具】、【公式审核】、【公式求值】命令来完成相同的操作。

带有下划线的内容表示当前准备计算的公式，单击【求值】按钮，得到下划线部分的计算结果，如图11 所示。继续单击【求值】按钮，直到获得整个公式的最终结果。计算后可以单击【重新启动】按钮，重新进行分步计算。

图11　计算第一部分公式后的结果

在【公式求值】对话框中还有两个按钮—【步入】和【步出】。当要求值的公式包含从属单元格时，【步入】按钮将变为可用。单击该按钮，将显示当前单元格的第一个从属单元格。如果该单元格还有从属单元格，还可以再次单击【步入】按钮，显示间接从属单元格。如果不想显示从属单元格，可以单击【步出】按钮。