如何在Excel中使用公式来实现数据快速录入？

1、启动Excel并打开工作簿，工作簿中“工资表”的结构如图1所示。打开“统计表1”工作表，选择B3:I20单元格区域，在编辑栏中输入公式“=IF($A3="","",VLOOKUP($A3,工资表!$A:$I,MATCH(B$2,工资表!$2:$2,0),0))”，按Ctrl+Enter键结束公式输入。在A3单元格中输入员工编号，则其右侧相应单元格中将自动输入对应的信息，如图2所示。

图1　“工资表”的结构

图2　使用VLOOKUP()函数和MATCH()函数获得信息

提示

MATCH()函数可以在单元格区域中搜索指定项，并返回该项在单元格区域中的相对位置。VLOOKUP()函数可以搜索单元格区域的第一列，然后返回该区域相同行上单元格中的值。在这里，使用MATCH()函数在“工资表”的第2行获取对应字段的位置列号，使用VLOOKUP()函数在“工资表”的A列搜索对应的员工编号并返回编号所定义行的信息，这样就可以实现输入编号后的信息自动录入。

2、打开“统计表2”工作表，选择B3:I20单元格区域，在编辑栏中输入公式“=IF($A3="","",HLOOKUP(B$2,工资表!$A$2:$I$20,MATCH($A3,工资表!$A$2:$A$20,0)，01)”，按Ctrl+Enter键结束公式输入。在A3单元格中输入员工编号，则其右侧的单元格中自动录入其他信息，如图3所示。

图3　使用HLOOKUP()函数和MATCH()函数获取信息

提示

HLOOKUP()函数在表格或数值数组的首行查找指定的数值，其可以在表格或数组中指定行同一列中返回一个数值。其与VLOOKUP()函数的区别在于，其是在数据区域的首行搜索值，返回同一列第N行的值;而VLOOKUP()函数是在数据区域的首列搜索值，返回同一行第N列的值。在这里，使用MATCH()函数在“工资表”的A列搜索员工编号的位置行号，使用HLOOKUP()函数在“工资表”的第2行搜索列字段，返回对应列字段及其信息，这样就可以实现输入编号后的信息自动录入。

3、打开“统计表3”工作表，选择B3:I20单元格区域，在编辑栏中输入公式“=INDEX(工资表!$A:$I,MATCH($A3,工资表!$A:$A,0),MATCH(B$2,工资表!$2:$2,0))”，按Ctrl+Enter键结束公式输入。在A3单元格中输入员工编号，则其右侧的单元格中自动录入其他信息，如图4所示。

图4　使用INDEX()函数和MATCH()函数获取信息

提示

INDEX()函数可以返回表格或区域中的值或对值的引用。这里使用两个MATCH()函数分别获取员工编号和列字段的位置列号，然后使用INDEX()函数来引用行列号交叉区域的单元格的内容，这样就可以实现输入编号后的信息自动录入。