数据快速输入技巧

1、输入文本

选定任意一个单元格，按【Tab】键可使目标单元格向后移动;按【Shift】+【Tab】组合键可使目标单元格向前移动;按【Enter】键可使目标单元格向下移动(默认情况下)，如图1所示。

这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需要鼠标切换了，这在很大程度上提高了输入效率。

图1 快速在单元格中切换

2、输入分数

分数是用“/”符号来划分的，但需要说明的是，在Excel中日期的输入方法也是用“/”来区分年月日的，如在单元格中输入“7/8”，按【Enter】键显示的是“7月8日”，而不是分数，如图2所示。所以，为了避免和日期的输入混淆，输入分数时，需要在输入的分数之前输入“0”，然后按【Spacebar】键，再输入分数，如输入“0 7/8”，即显示为分数，如图3所示。

此外，如果在单元格中输入的分数包含整数，那么必须在整数和分数之间添加一个空格，如输入“2 1/2”，按【Enter】键后可得到所需结果，此时，编辑栏中显示的数据为“2.5”，如图4所示。

图2 输入日期

图3 输入分数

图4 输入包含整数的分数

3、输入小数

在Excel工作表中输入大量的小数时，如果逐一手动输入，操作起来十分繁琐。其实，使用Excel中的小数点自动定位功能可以解决这个问题，从而提高输入速度。

单击【Office按钮】，在随即打开的下拉菜单中单击【Excel选项】按钮，打开“Excel选项”对话框。单击【高级】按钮，在“编辑选项”选项区域中，选中“自动插入小数点”复选框，并在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点后的位数，如图5所示。

图5 设置“自动插入小数点”功能

设置完成后，当用户再输入小数时，就不用输入小数点了。例如，输入“1234”后，Excel会自动加入小数点，即显示“12.34”。

此外，如果需要输入3位小数、4位小数时，只需正常输入即可;如果需要输入整数，则在整数后多输入一个小数点即可。

4、输入号码

在平时办公中，用户经常会录入员工编号、电话号码或是银行账号，但却无法输入以“0”开头的数据。例如，在输入“022”时，“0”会自动被删除。其实，在Excel中只要进行一个简单的设置，就可以输入以“0”开头的数据了。

选中要输入数值的单元格，单击鼠标右键，在随即打开的快捷菜单中，执行【设置单元格格式】命令，打开“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“自定义”，在“类型”文本框中输入10个“0”，然后单击【确定】按钮，如图6所示。这样用户就可以在指定单元格中输入以“0”开头的数值了。

图6 “设置单元格格式”对话框

5、输入日期和时间

在Excel中填写各种表格时，经常需要输入填表日期，手工输入又太麻烦，有什么方法可以简化操作呢?此时可以利用Excel中的组合键实现自动输入。

选中单元格，直接按【Ctrl】+【;】组合键即可输入当前日期，按【Ctrl】+【Shift】+【;】组合键即可输入当前时间。