数据透视表的编辑操作方法

一、查看各门店数量与销售合计分析结果

在“数据透视表字段”任务窗格中更改各区域中的放置字段，则可以实现更改数据透视表的布局，即改变透视关系。

分析各门店销售数量合计与销售额合计设置“门店”为行标签、“数量”“销售额”为数值标签，统计结果如图1所示。

图1　统计结果

二、更改默认的汇总方式

当设置了某个字段为数值字段后，数据透视表会自动对数据字段中的值进行合并计算。数据透视表通常为包含数字的数据字段使用SUM函数(求和)，而为包含文本的数据字段使用COUNT函数(求和)。如果想得到其他的统计结果，如求最大最小值、求平均值等，则需要修改对数值字段中值的合并计算类型。

例如当前数据透视表中的数值字段为“销售额”且其默认汇总方式为求和，现在要将数值字段的汇总方式更改为求最大值。具体操作如下。

步骤1：在“数值”列表框中选中要更改其汇总方式的字段，打开下拉菜单，单击“值字段设置”选项，如图2所示。

图2　单击“值字段设置”选项

步骤2：打开“值字段设置”对话框。选择“值汇总方式”标签，在列表中可以选择汇总方式，如此处选择“最大值”，单击“确定”按钮，如图3所示。

图3　选择“最大值”

步骤3：更改默认的求和汇总方式为最大值，如图4所示。

图4　求和汇总方式改为最大值

三、更改数据透视表的值显示方式

设置了数据透视表的数值字段之后，除了按前面的方法更改值的汇总方式，还可以设置值显示方式，例如让汇总出的销售额的值显示方式为占总销售额的百分比。具体操作如下。

步骤1：选中数据透视表，在“数值”标签列表中单击要更改其显示方式的字段，在打开的下拉菜单中单击“值字段设置”选项，如图5所示。

图5　单击“值字段设置”选项

步骤2：打开“值字段设置”对话框，选择“值显示方式”标签，在下拉列表中选择“总计的百分比”选项，单击“确定”按钮，如图6所示。

图6　选择“占总和的百分比”选项

步骤3：在数据透视表中可以看到各个系列产品销售点的销售额占总值的百分比，如图7所示。

图7　更改为百分比

四、数据透视表的移动

若原工作表中的数据发生更改，此时则需要通过刷新才能让原数据透视表重新得到正确的统计结果。

建立数据透视表之后还可以将其移到其他位置，具体操作方法如下。

步骤1：选中数据透视表，单击“数据透视表工具–分析”菜单，在“操作”选项组中单击“移动数据透视表”按钮，如图8所示。

图8　单击“移动数据透视表”按钮

步骤2：打开“移动数据透视表”对话框，可以设置将数据透视表移到当前工作表的其他位置，也可以将其移到其他工作表中，如图9所示。

图9　“移动数据透视表”对话框

五、数据透视表的刷新

默认情况下，当重新打开工作簿时，透视表数据将自动更新。在不重新打开工作簿的情况下，在原工作表的数据更改后，其刷新操作如下。

选中数据透视表，单击“数据透视表工具–分析”菜单，单击“数据”选项组中“刷新”按钮，从下拉菜单中单击“刷新”选项，如图10所示，即可按新数据源显示数据透视表。

图10　单击“刷新”选项

技巧点拨：普通数据更改后，单击“更新数据”按钮后，即可完成更新。若更改了已经拖入透视表中的字段名，则该字段将从透视中删除，需要重新添加。

六、数据透视表的删除

数据透视表是一个整体，不能单一地删除其中任意单元格的数据(删除时会弹出错误提示)，要删除数据透视表需要整体删除，其操作方法如下。

选中数据透视表，单击“数据透视表工具–分析”菜单，在“操作”选项组中单击“选择”按钮，从下拉菜单中单击“整个数据透视表”选项，将整张数据透视表选中，如图11所示。按键盘上的“Delete”键，即可删除整张工作表。

图11　单击“整个数据透视表”选项