使用分类汇总功能实现分级显示的方法

一、简单分类汇总

Excel的分类汇总方式包括求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积六种。需要注意的是，创建简单分类汇总是指只对其中一个字段进行分类汇总。在创建简单分类汇总前，首先要将数据进行排序，让同类字段显示在一起，再进行汇总。

1、选择要进行排序的列。打开原始文件，选择要排序列中任意含有数据的单元格，如图所示。

2、升序排列。❶切换至“数据”选项卡，❷单击“排序和筛选”组中的“升序”按钮，如图所示。

3、排序后的效果。此时可看到“笔记本类型”列数据按照笔记本类型进行了排序，如图所示。

4、启用分类汇总功能。单击“数据”选项卡下“分级显示”组中的“分类汇总”按钮，如图所示。

5、设置分类汇总。弹出“分类汇总”对话框，❶设置“分类字段”为“笔记本类型”，❷设置“汇总方式”为“求和”，❸在“选定汇总项”列表框中勾选“销售数量(台)”和“销售金额(元)”复选框，如图所示，然后单击“确定”按钮。

6、分类汇总结果。返回工作表中，系统自动按照不同的笔记本类型对销售数量和销售金额进行了汇总，并插入了分级显示符号，如图所示。

二、嵌套分类汇总

嵌套分类汇总是指对不同字段进行的分类汇总，当需要同时对表格中两个或多个不同的字段进行分类汇总时，则可以利用嵌套分类汇总来实现。

1、升序排列“笔记本类型”列。打开原始文件，❶选择单元格B3，❷切换至“数据”选项卡，❸单击排序和筛选”组中的“升序”按钮，如图所示。

2、升序排列“销售地区”列。❶选中单元格C3，❷切换至“数据”选项卡，❸单击排序和筛选”组中的“升序”按钮，如图所示。

3、查看排序后的表格数据。此时可看到升序排列笔记本类型和销售地区后的表格数据，如图所示。

4、选择分类汇总。单击“数据”选项卡下“分级显示”组中的“分类汇总”按钮，如图所示。

5、设置分类字段和汇总方式。弹出“分类汇总”对话框，❶设置“分类字段”为“销售地区”，❷“汇总方式”为“求和”，❸设置“选定汇总项”为“销售数量(台)”和“销售金额(元)”，如图所示。

6、查看创建的分类汇总。单击“确定”按钮，返回工作簿窗口，此时可看到Excel按照销售地区对销售数量和销售金额进行了汇总，如图所示。

7、选择嵌套分类汇总。再次打开“分类汇总”对话框，❶设置“分类字段”为“笔记本类型”，❷设置“汇总方式”为“求和”，❸设置“选定汇总项”为“销售数量(台)”和“销售金额(元)”，取消勾选“替换当前分类汇总”复选框，如图所示。

8、查看创建的嵌套分类汇总。单击“确定”按钮，返回工作簿窗口，此时可看到Excel又按照笔记本类型对销售数量和销售金额进行了汇总，但仍然保持对销售地区的汇总，如图所示。