从零基础学习EXCEL的方法？

一、一个次序混乱的表格是不是就是一个坏表格?

答案是：不一定。

举个例子。行政部有个表格，用于记录客户礼品的采购和发放。很多人的思路是设置很多列，分别记录每种礼品的购入数量、领取人、领取数量、当前库存。

但这个思路是不科学的，甚至根本是写不出这个表格的。正确的表格就是像记流水账那样，把每个事件(今天买了什么、买了几个，今天谁领走什么、领走几个)忠实地记录下来，看上去乱乱的，但却可以在另一个sheet中通过函数、公式随时得到想要知道的数据，或者使用数据透视表快速从不同角度进行分析汇总。

下面这个图，就是传说中的流水账：

二、怎样把一个烂烂的表格规范化

第零步，先做个备份。以免在后续改动中改了不该改的东西。

第一步，考察表格结构，不合理的地方重新动刀子。但实际工作中有可能没那么理想，因为原始数据不是你采集的，即便看到数据结构不合适(尤其是缺内容)，也只能干瞪眼，有必要同时又可能的话，打回对方重写。

第二步，统一行高、列宽、字体、字号、对齐方式，不对内容做任何更改，做这一步的目的仅仅是为了让自己能在后续步骤中看着舒服。

第三步，审核计算公式的统一性。有没有计算错误?有没有引用错误?这一点至关重要，马虎不得。

第四步，审核数据格式的统一性。比如显示上是8，但其实是8.2，因为单元格格式给设成只显示整数部分了。再比如文本格式的8和数字格式的8是有区别的。

做完以上，大体上就是一份清爽的表格了，如果需要的话，再检查以下方面(包括但不限于)：

1、数据的正确性(有效性)。比如人数居然出现了小数、手机号码不是11位、员工出生日期是1902年……

2、重复数据，比如一份图书清单中，相同的某图书出现了多次，应该合并。

3、公式的优化，比如L2=A2+B2+C2+D2+E2+F2+G2+H2+I2+J2+K2，通常是作者一个格一个格去点击的，备不住中间某一次就少点击一个，应该改成L2=SUM(A2:K2)。即便是L2=A2+C2+E2+G2+I2+K2这种中间隔着相加的，通常也都可以通过SUMIF函数来实现，而不必看上去那么一长串。

最后要说的是，以上所有这些都不需要肉眼逐格去审，都可以通过公式、函数、菜单功能来实现。花一段时间学习十几个常用函数和菜单功能，就能在后面的应用中轻松把时间赚回来，投入产出比是1:100。

最后一点，也是职场新人最关心的问题：

怎么减少excel中的错误?

1、勤备份：当你发现你做的修改还不如不改，这时候你为恢复上一版本数据而流的汗，都是当初没备份就改动数据时脑子里进的水。

2、设置校验：在几个重要节点或者几个关键数值那里设置校验，每次改动都注意看校验值是否归0。

3、减少手工录入：除原始数据以外，其他均是计算所得。原始数据能拷贝就不手工录入。

4、统一：数据格式统一，计算公式统一。

5、擅用辅助列：把一些复杂的计算拆分成几步，便于查错。多出来的一些列在表格完成时隐藏掉，这一招特别有用哈，千万不要怕麻烦。

6、擅用数据有效性、重复数据检查、带条件的显示格式、单元格注释等辅助手段。