自动检索与校对流程

1、归纳错误项结构类型

有些错误较为明显，校对软件一般能校对出来，如“美洲”写成“美州”，“饴糖”写成“怡糖”。有些类型词形正确但搭配不当，不容易发现，如“启事”“启示”独用均正确，但“征稿启示”等则是错误组合。此外，同类型错误可能分布于多种组合中。例如，含“启示”的错误组合主要有:A. 基本格式“事由+ 启示”: 征稿启示、寻物启示等。B. 扩展格式“修饰成分+ A”: “我与图书馆”征文启示、× × × 博览会招商启示。

表1 “查找和替换”语法及功能

C. 关于+ 事由+ 的启示: 关于本刊论文电子版权的启示。

D. 报刊名/发文机构+ 启示: 《× × 学报》编辑部启示、本报启示。

E. 数词+ 量词+ 启示。

F. 标题单用: 启示。

由于关键词均为“启示”，组合格式较为固定，可归纳提取检索特征，利用“查找和替换”语法实现批量检索。例如A 类一般为4 字格“× × 启示”，提取首字，“征× 启示”“寻× 启示”“招× 启示”等分别提取“征”“寻”“招”，其余依此类推。第2 个字用通配符“?”代替。这样，A 类的检索特征即为“[征寻招]? 启示”。

2、错误项的自动检索与校对步骤

1) 依次点击: 查找内容( + 使用通配符) : [征寻招]? 启示—替换为( + 突出显示) : ( 不填) —“全部替换”。

功能: 检索全部错误项并高亮标记。如果同类型错误分布于多种组合，分别归纳各组合的检索特征，依次执行步骤“1) ”增加标记项即可。例如，提取C 类检索特征“关于* 的启示”，E 类检索特征“[条篇则]启示”，分别进行2 次查找，即可标记出C、E 类错误中的“启示”。

2) 依次点击: 查找内容( + 突出显示) : 启示—替换为( + 突出显示) : 启事—“全部替换”。功能: 将标记的错误项全部更正，高亮显示供复核。

3) 录制“宏”: 点击“视图—宏—录制宏—宏名( 例如命名为‘A 类启示自动校对’) —‘将宏指定到’选‘按钮’—添加—选中该宏—确定( 该宏即显示在‘快速访问工具栏’，方便调用) ”，录制开始。执行步骤“1) ”“2) ”，点击“视图—宏—停止录制”，录制完成。打开待校文稿，点击“视图—宏—查看宏( 也可用Alt + F8 快速调出宏选单) —选择要调用的宏‘A 类启示自动校对’—运行”，A 类中以“征寻招”开头的错误即可自动校对完成。如果设置了宏按钮，直接点击该按钮亦可。

3、宏的共享和调用

录制好的宏可共享使用，只需提取宏代码导入其他Word 中即可。宏代码是录制宏时自动生成的，编辑无需编程背景，也不必理解代码意义。

先打开已录制好的宏代码，例如上文录制的宏，打开方式: 点击“视图—宏—查看宏—选择宏名‘A 类启示自动校对’—编辑”，可看到图2 所示的代码。

具体代码请参考本文附件文档。

然后将代码复制，发送到其他计算机中，再导入Word。导入方法: 点击“视图—宏—查看宏—宏名( 新建一个宏名，例如‘宏1’) —创建”，系统弹出Microsoft Visual Basic 编辑框，光标停留在宏1 中，删除宏1 原有代码，将上述代码粘贴上去，保存并关闭编辑框。宏1 即自动更名为所复制代码的宏名“A 类启示自动校对”。

此时，就可调用该宏进行校对了。调用方法: 点击“视图—宏—查看宏—选择刚导入的宏‘A 类启示自动校对’—运行”，宏即开始运行。