妙用Word提高办公效率

1、Word 的模板

1.1、模板

Word模板是一种文档类型，随着打开的过程会自动创建副本。例如，商务计划是在Word 中编写的一种常用文档。您只需打开一个模板，然后填充特定于您的文档的文本和信息即可。在把文档保存为文件时，文档与文档之间会以模板分开保存。可以在Microsoft Office Online 上找到大多数种类的文档的Word 模板。如果您已连接到Internet，请单击“Office按钮”，单击“新建”，弹出如图1所示的“新建文档”对话框，然后单击所需的模板类别，即可进行对应的模板下载。

图1 “新建文档”对话框

1.2、页眉与页脚

页眉和页脚是文档中每个页面的顶部、底部和两侧页边距(页边距：页面上打印区域之外的空白空间。)中的区域。可以在页眉和页脚中插入或更改文本或图形。例如，可以添加页码、时间和日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者姓名。

Word 2007中可以通过如图2所示的“插入”选项卡的“页眉和页脚”选项组来对页眉、页脚和页码的格式进行设置。单击选项组中的“眉”选项，可以按系统内置的页眉格式快速地对页眉进行设置;单击选项组中的“页脚”选项，可以按系统内置的页脚格式快速地对页眉进行设置。单击选项组中的“页码”选项，则弹出如图3所示的“页码”设置的下拉菜单，从子项中可以将页码置于页面顶端、底端或插在当前光标处;当我们点击“设置页码格式(F)…”时，会弹出如图4所示的“页面格式”对话框，可以对“编号格式”和“页码编号”的位置进行设置。

图2 “页眉和页脚”选项组

图3 “页码”设置

图4 “页码格式”对话框

当在插入页眉、页脚或页码时，Word 2007的选项卡中就会多出了一个如图5所示的“页眉与页脚工具设计”选项卡，待页眉、页脚或页码按要求设置以后，再单击此选项卡的“关闭”选项组的“关闭页眉和页脚”选项即完成了页眉和页脚设置。

图5 “页眉与页脚工具设计”选项卡

1.3、打印预览

“打印预览”主要是提供一个“所见即所得”的文档打印效果，供用户判断文档的格式设置的是否符合要求，并可以作出相应的调整，并且不需要打印到纸介质上，从而节省了纸张和时间。

单击“快速访问工具栏”中的打印预览按钮或“Office 按钮”下“打印(P)”-“打印预览(V)”命令，即可打开如图6所示“打印预览”窗口，通过此窗口可以对“打印”、“单页显示”、“多页显示”、“显示比例”等进行设置。

图6 “打印预览”窗口

利用“打印预览”选项卡可以对文档将要打印到纸介质上效果进行合理的设置，当确定页面布局、纸张方向、页边距等设置完全正确后，单击“打印预览”选项卡中的“预览”选项组中的“关闭打印预览”选项按钮即可返回编辑状态。

1.4、打印设置

打印是文稿编辑好以后，经打印预览确定可以直接通过打印机打印到纸介质上，在Word 2007中可以单击“快速访问工具栏”中的打印按钮或“Office 按钮”下“打印(P)”-“打印(P)”命令就会打开如图7所示的“打印”对话框中。

图7 “打印”对话框

“打印”对话框中的按钮和其他选项的功能：

“名称”在此列表中，单击已安装并且要使用的打印机。

“状态”对于所选打印机，指示该打印机的状态，例如空闲、忙碌或您的打印作业之前的文件数量。

“类型”对于所选打印机，指示所选打印机的类型，例如激光。

“位置”对于所选打印机，指示该打印机的位置或者该打印机连接到哪个端口。

“备注”对于所选打印机，指示您可能需要知道的有关此打印机的任何其他信息。

“属性”单击此按钮可更改正在使用的打印机的属性，例如纸型。

“查找打印机”单击此按钮可查找能够访问的打印机。

“打印到文件”选中此复选框可从文档创建文件而不是直接将文档发送到打印机。此文件使用打印格式(如字体选择和颜色

规范)保存在可打印到其他打印机的.prn 文件中。

“份数”在此列表中，单击要打印的份数。

“逐份打印”如果希望打印作业按照您在文档中创建的顺序进行打印，则选中此复选框。如果要打印多份，则此复选框可用。

“每页的版数”在此列表中，单击将出现在一个打印页上的页数。

“按纸张大小缩放”在此列表中，单击打印文档所需的纸张大小。

“全部”单击此选项可打印文件中的所有页面。

“当前页”单击此选项可以只打印光标当前所在的页。

“页码范围”单击此选项并在框中添加页码或页面范围。

“打印内容”在此列表中，单击要打印的元素。

“打印”在此列表中，单击是要打印所有页面、奇数页还是偶数页。

“选项”单击此按钮可转到“Word 选项”对话框的“显示”类别中的更多打印选项。

“确定”单击此按钮可将文档发送到打印机。

“取消”单击此按钮可返回文档而不打印它。

3.3.1、表格边框的设置

选中要设置框线的表格后右击，从弹出的菜单中选择“边框与底纹(B)…”菜单命令，则弹出如图16所示的边框与底纹对话框，再从“边框”选项卡中按①、②、③、④的顺序依次进行边框的样式、颜色、线宽和类型的设置，其中第④步的操作还可以分别直接单击“预览”部分的各种框线的按钮可以自定义各种类型框线的样式;

另外也可以通过表格的“设计”选项卡进行设置，将设置的表格的单元格选中，通过如图17所示的表格的“设计”选项卡的“绘图边框”选项组的“表样式”选项组中的“笔样式”按钮设置框线类型、“笔画粗细”按钮设置线宽、“笔颜色”按钮设置框线颜色、“边框”按钮来设置边框的类型。

3.3.2、表格底纹的设置

选中要设置框线的表格后右击，从弹出的菜单中选择“边框与底纹(B)…”菜单命令，则弹出如图18所示的边框与底纹对话框，再从“底纹”选项卡中通过“填充”的颜色下拉钮设置填充颜色，通过“图案”的“样式”下拉钮设置填充样式即可实现底纹的设置。