使用“邮件合并”功能实现批量打印信封

1、在Word 2010中，切换到“邮件”选项卡，在“新建”选项组中单击【中文信封】按钮，如图1所示。

图1 中文信封

2、在随即打开的“信封制作向导”对话框中，直接单击【下一步】按钮，如图2所示。

图2 信封制作指导

3、在“选择信封样式”页面中，选择一种与实际信封尺寸相一致的信封样式，如“国内信封-DL(220×110)”，其他选项保留默认值，继续单击【下一步】按钮，如图3所示。

图3 选择信封样式

4、在“选择生成信封的方式和数量”页面，选中“基于地址簿文件，生成批量信封”单选按钮，然后单击【下一步】按钮，如图4所示。

图4 生成信封的方式和数量

5、在“从文件中获取并匹配收信人信息”页面中单击【选择地址簿】按钮，如图5所示。

图5 选择地址簿

6、在随即打开的“打开”对话框中，单击右下角处的“Test”下三角按钮，将文件类型更改为“Excel”，如图6所示。

图6 地址簿的文件类型

7、浏览选择记录客户信息的Excel表格(前提是，已将Outlook中的客户联系人导出到了该表格中，且将“经理”和“总经理”级别的客户信息单独放置在了工作簿的左数第1张工作表中)，单击【打开】按钮，如图7所示。

图7 地址簿文件

8、返回到“信封制作向导”对话框，单击“姓名”右侧的“未选择”下三角按钮，在随即打开的下拉列表中选择“客户姓名”选项，如图8所示。

图8 选择对应项

9、执行“步骤8”类似操作，将称谓、单位等其他选项与Excel表格中的对应项相匹配，再继续单击【下一步】按钮，如图9所示。

图9 对应项

10、在“输入寄信人信息”页面中，根据提示，在“姓名”、“单位”等文本框中输入相应的寄信人信息，继续单击【下一步】按钮，如图10所示。

图10 输入寄信人信息

11、在向导的最后一个页面中，单击【完成】按钮，如图11所示。

图11 信封制作完成

12、此时，系统将自动批量生成包含寄信人、收件人信息的信封，如图12所示。

图12 自动批量生成信封

13、将批量生成的信封打印到纸质信封上。单击“文件”选项卡，打开后台视图，并切换到“打印”视图中。

14、根据实际情况设置打印选项，单击【打印】按钮，即可将电子版信封中的信息快速打印到实际的纸质信封上，如图13所示。

图13 打印

至此，纸质的客户邀请函和信封都已制作完成，小黄只需按顺序将它们装在一起进行邮递即可，如图14所示。

图14 完成