Indesign操作技巧——数据合并

在编排一些有着相似板式的项目，如席卡、工作证、通讯录时，数据合并是可以节约时间的好帮手。

首先我们要明确项目中需要修改的变量有哪些，以席卡为例，通常需要更改的只有与会人员的姓名。

1）准备数据源 将要导入的名单整理成符合规范的EXCEL。具体来说由于席卡只有一项需要更换的变量，所以EXCEL文件里也只需要一列数据。第一个单元格名称随意起，为了操作考虑可以直接命名为“姓名”，从第二个单元格起就要导入具体的姓名。要注意姓名之间不要有空行，字体最好也不要有特殊的格式。第一个单元格的名称必须简练，否则后期数据置入时容易产生文本溢出的麻烦。整理完导出名单后，EXCEL里选择文件—>另存为—>UNICO 文本格式。

2 ）制作InDesign样板 在INDESIGN里新建文件，页数选择一页，页面大小按照实际需要调整。将席卡的背景置入，拖动并放置在整个页面的左上角。接下来做个字符模板，设置好字体的类型、大小、色彩、是否描边等等，字符框和席卡背景等宽更好，可以减少后期的调整。

3 ）大批制作 在INDESIGN里选择窗口—>自动（新版本为实用程序）—>数据合并，点击新窗口右上角的小三角，选择“选择数据源”，选定之前保存的姓名文本文件。数据源选择成功后会在新窗口中的列表里显示出来，这时删除文字框模板里的文字，将数据源拖动到文本框上，会显示出<<名单>>的字样，说明导入成功了。再点击窗口右下角的创建合并文档，选择多个页面，根据需要进行一系列的参数设置，主要包括新生成的每个席卡之间的位置、是否每个页面显示一张还是多个席卡排在一个页面上等等，设置完毕后点击“生成”即可。

4）调整输出 由于姓名中经常出现生僻汉字，生成文档后还要调整一下这些文字的字体或者直接进行拼字。全部调整完毕后，将文件导出为EPS或PDF格式，方便后续的印厂制作。此外还有一个关于描边的技巧，由于InDesign的特点，直接对姓名进行描边处理的话，得到的边框会比较生硬，转角处都是尖角。如果想要柔和一点的效果，可以先不在InDesign里选择描边，等导成EPS格式后，再用AI打开文件，将所有姓名文本框选中后执行“路径偏移”命令，即可得到柔和的效果。

5）可能遇到的问题 如果最终没有成功输出想要的文件，那就要积极寻找错误。最常见的错误是文本溢流，多发生于姓名较长的场合，这时只要找到对应的页数，直接修改本页内容即可。还有时会遇到输出文件格式错误，比如模板的文字明明是居中对齐，但到了输出文件里变成了左对齐等等；这可能是Excel在生成Unico文本时出现的隐患，可以通过去除Excel文件里内容的所有格式、重新生成Unico文本来尝试解决。

实际工作中根据需要完全可以在一个模板里设定多个文字变量。而且不仅仅是文字，图片也同样可行，与文字不同的是在整理数据源时第一个单元格开头必须加上“@”，同时留意图片的路径位置。